Simple Document Management Solutions for Your Business
Dengan mengkonversikan dan menyimpan data dan dokumen anda dalam format digital, masalah-masalah anda di atas dijamin akan hilang dan anda tidak perlu khawatir lagi terhadap data-data penting anda, baik data pribadi maupun data bisnis dan perusahaan anda.
Data dokumen anda akan mudah dikelola, mudah dicari letaknya dengan kata kunci tertentu, hanya membutuhkan ruangan yang yang kecil untuk penyimpanannya, dapat dicetak kembali dan banyak lagi manfaat yang dapat anda peroleh dengan melakukan digitalisasi dokumen-dokumen anda.
Document Management System dan Digital Filing adalah solusi yang tepat yang sangat efektif dan efisien dalam segi biaya. Biaya investasi anda akan sangat minim, apalagi jika dibandingkan dengan solusi sejenis dari vendor bertaraf internasional.
Mengapa Document Management System?
Kehilangan dokumen dan tingginya biaya ruang penyimpanan dokumen merupakan permasalahan utama yang sering dihadapi oleh banyak organisasi perusahaan pada saat ini, terlebih lagi bagi mereka yang memiliki dokumen kertas dalam jumlah besar.
Oleh karena itu, diperlukan suatu solusi yang tepat dengan bantuan teknologi informasi yang dikenal sebagai Document Management System (DMS). Dengan DMS, dokumen-dokumen kertas tadi akan dikonversi dalam bentuk digital kemudian disimpan dalam disk atau sarana penyimpanan digital lainnya.
Selanjutnya untuk proses pencarian, penemuan kembali, menampilkan, pencetakan, bahkan pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara virtual melalui jaringan komputer. Kebijakan security juga dapat diterapkan secara ketat dalam manajemen dokumen-dokumen tersebut, sehingga hanya pihak yang berhak saja yang dapat mengakses dokumen sesuai peruntukannya. Proteksi terhadap dokumen tersebut dilakukan secara digital pula, sehingga relative lebih aman dan mudah dalam penggunaannya.

Manfaat Document Management System
Document Management System (DMS) bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah.
Secara lebih spesifik lagi. DMS memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Meningkatkan produktivitas proses bisnis.
DMS dapat membantu penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja dapat mengakses dan beraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat.
2. Meningkatnya response time proses bisnis
Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS.
3. Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan
Terbayangkah Anda berapa banyaknya ruangan yang tersita di kantor Anda untuk tempat dokumen. Berapa jumlah kertas, lemari, ruangan dan tenaga yang digunakan untuk sistem manajemen dokumen anda sekarang. DMS dapat mengurangi biaya - biaya tersebut, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. DMS Secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan dokumen, menggantikan gudang dokumen dengan media penyimpanan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, disket dan CD.
4. Menurunkan biaya tambahan
Dengan menerapkan DMS, maka biaya-biaya overhead untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti : kertas, foto-copy, filing cabinet, dan lain sebagainya dapat ditekan sampai dengan 0% !!
5. Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen
Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%. Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekedar dokumen kertas konvensional.
6. Document Sharing
Melalui DMS, pemakaian dokumen dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus.
7. Mekanisme keamanan dokumen yang handal
Dengan DMS dapat dilakukan mekanisme untuk mengatur kewenangan akses masing-masing user terhadap dokumen-dokumen yang tersimpan, sehingga menjamin kerahasiaan dan tingkat keamanan terhadap dokumen-dokumen tersebut